Estudio de viabilidad de un
proyecto
El estudio de viabilidad de un proyecto es
un elemento inherente a todos ellos. No importa si se trata de una iniciativa
de software, un proyecto educativo o uno de construcción. Analizar la viabilidad
de un proyecto es más importante que planificar y para poder
concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa, que
conduzca al conocimiento de si realmente el proyecto aportará los beneficios
que se esperan de él. No es una simple formalidad burocrática, sino que es una
herramienta necesaria para la toma de decisiones estratégica.
Para llevar a cabo el estudio de viabilidad
de un proyecto se precisa recopilar información suficiente para:
·
Identificar las limitaciones, restricciones y
supuestos.
·
Detectar las oportunidades.
·
Analizar el modo actual de funcionamiento de la
organización.
·
Definir los requisitos que configuran el proyecto.
·
Evaluar las distintas alternativas.
·
Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.
La estructura del estudio de viabilidad de un
proyecto
Para que el estudio de viabilidad de un
proyecto sea efectivo, debe contar, al menos, con las seis siguientes
partes:
1. Alcance del proyecto: contribuye a definir los límites y evitar desviaciones que alejen
de los resultados esperados.
·
Hace alusión al propósito y se utiliza para definir
el problema de la empresa que necesita ser resuelto o la oportunidad de negocio
que se quiere aprovechar.
·
Debe definir el ámbito de aplicación de forma
clara, concisa y precisa, para evitar confundir a los participantes del
proyecto.
·
Tiene que informar sobre la estructura y partes de
la empresa, incluyendo la designación de los participantes en el proyecto, la
identificación del promotor y las áreas de los usuarios finales afectados por
el mismo.
2. Análisis de situación: sirve para identificar las fortalezas y debilidades del enfoque
actual.
·
Ayuda a comprender mejor el sistema y entender los
mecanismos de desarrollo de cada entregable.
·
Facilita la introducción de cambios en las áreas
donde son requeridos.
·
Permite definir directrices que pueden aplicarse a
futuros proyectos, suponiendo un ahorro considerable en tiempo y dinero.
·
Debe emplearse como hoja de ruta y no como llamada
a la acción, por lo que sus conclusiones se tienen que encuadrar en la
planificación y no tomarse como prioridades a resolver de inmediato.
3. Definición de requisitos: esta etapa depende del objeto de la atención del proyecto y se nutre
de la participación conjunta de integrantes del proyecto a diferentes niveles.
4. Determinación del enfoque: que representa la solución recomendada o curso de acción óptimo
que concluirá en la satisfacción de necesidades.
·
Es imprescindible la valoración de las distintas
alternativas de solución a cada problema.
·
Se plantea la idoneidad de uso de las estructuras
existentes y de las alternativas.
·
Se establecen prioridades en base a su pragmatismo
y viabilidad.
5. Evaluación de la viabilidad del proyecto: examina la rentabilidad del enfoque seleccionado.
·
Inicia con un análisis del costo total estimado del
proyecto.
·
Se calcula también el coste de otras alternativas,
aparte de la solución recomendada, con el fin de ofrecer una comparación
económica.
·
Conviene completarla con un programa de proyecto
que muestre la ruta del proyecto y las fechas de inicio y de final de las
actividades en conjunto.
·
Culmina con el cálculo del coste total, aspecto
esencial para poder determinar la viabilidad de un proyecto.
·
A este cálculo hay que añadirle un resumen de los
costos y una evaluación en base a un análisis de costo - beneficio y de la
rentabilidad de la inversión.
6. Revisión del estudio de viabilidad de un
proyecto: todos los elementos anteriores se ensamblan
en un estudio de viabilidad que debe someterse a una revisión
formal en la que participen todas las partes involucradas. Este examen tiene
dos propósitos:
·
Justificar el rigor y la precisión del estudio
de viabilidad.
·
Tomar una decisión acerca del proyectos,
aprobándolo, rechazándolo o solicitando una revisión del mismo o de alguno de
sus aspectos.
Hay que recordar que el estudio de
viabilidad de un proyecto es más una forma de pensar que un proceso
burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes
detalles como para permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el
proyecto, facilitando la aplicación de un análisis comparativo en la
preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue
entregar, en comparación con lo que se propuso en el estudio de
viabilidad.
Razones para llevar a cabo el estudio de viabilidad
de un proyecto
Además del enfoque de sentido común que el estudio
de viabilidad de un proyecto aporta a la planificación del mismo,
existen muchas otras razones que impulsan a las empresas a comprometerse con su
elaboración. La realización de un estudio de este tipo es una buena práctica
empresarial y su aplicación puede observarse en todos los negocios de éxito.
Las organizaciones que menores cotas de fracaso de proyecto presentan tienen en
común el haber dedicado el tiempo y los recursos necesarios a examinar a fondo
todas las cuestiones y evaluar su probabilidad de éxito antes de iniciar el
siguiente proyecto. Además de minimizar el riesgo, el estudio de
viabilidad les ayuda a:
·
Centrarse en el proyecto en sí y obtener una
perspectiva más completa de las distintas alternativas.
·
Descubrir nuevas alternativas de negocio o formas
de optimizar resultados.
·
Identificar oportunidades de innovar, a través del
proceso de investigación.
·
Detectar los signos que advierten de que es mejor
no continuar y las razones que justifican esta cautela.
·
Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los
distintos factores que, desde el principio, podría afectar al proyecto y
perjudicar a sus resultados.
·
Contar con información de calidad para llevar a
cabo una toma de decisiones basada en datos objetivos y fiables.
·
Disponer de documentación completa, fruto de la
investigación a fondo que la empresa ha llevado a cabo en diferentes áreas.
·
Asegurar la financiación de las instituciones de
crédito y otras fuentes monetarias.
·
También contribuye a atraer inversión de capital,
uno de los beneficios más aplaudidos del estudio de viabilidad de un
proyecto.
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